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上周刚帮一家机电制造业客户处理了一个非常有代表性的案例：
今年3月，该公司计划派遣3名工程师到槟城负责一条生产线的安装与调试。HR 按短期技术指导的情形提交了PVP申请，并准备在项目稳定后把部分岗位转为长期Employment Pass (EP) 。但材料递交后，外籍人士服务部 (ESD) 将申请退回要求补件，理由包括：该生产线使用的特定设备须先取得行业监管机构的支持函；提交的岗位定级被置为EP Category III，但岗位说明与薪资结构并未满足该类的实际操作要求；此外，公司未在马来西亚设立本地实体，无法提供本地财务或社保缴纳证明，导致审批需要补充大量业务与财务佐证。结果审批延长近两个月，现场安装被迫间歇性停工，公司产生了频繁改签与加急服务的额外成本。
其实这不是个例，近段时间在为几家拟派驻马来西亚的企业处理入境与工签事务时，发现不少申请因为材料细节、岗位定级或与监管机构的对接不够充分而被退回或延长审批。今天就结合马来西亚移民局最新政策，厘清中企外派员工最容易踩的坑和应对办法，尤其是2025年必须注意的新变化。
外派员工适用的马来西亚工签类型
专业人才工作准证
Employment Pass - EP
核心适用对象
月薪达到或超过RM5,000的专业技术、管理岗位外派核心员工。这是长期稳定派遣的主流选择（通常首次批准1-3年，可续签）。
对企业的要求
合法雇主身份：必须在马来西亚拥有注册成立的子公司/分公司（持有有效的马来西亚公司委员会注册证书），或通过像Gonex这样持有合规资质的EOR（名义雇主）进行雇佣。
本地人才优先证明：强制性要求在马来西亚政府就业门户网站MyFutureJobs上公示该职位至少14天，并提供无法招聘到合格本地员工的充分证据（如收到的简历、面试记录、拒录理由）。
公司资质门槛：需满足特定行业的最低实缴资本要求，并证明公司雇佣了符合规定的本地员工比例（由移民局根据行业和公司规模评估）。
对员工的要求
学历/资质认证：持有本科或以上学历证书，且该证书必须经过 马来西亚学术资格鉴定机构 (MQA)) 的认证评估。或持有受马来西亚相关行业监管机构认可的专业资格证书。
正式雇佣合同：由雇主（马来西亚实体或合规名义雇主）提供的、条款清晰的雇佣合同，明确注明职位、详细职责、薪资水平（需达到EP最低要求）、福利条款等。
良好行为证明：提供由国籍所在国官方出具、并经马来西亚驻该国使领馆认证的 无犯罪记录证明。
专业人士访问准证
Professional Visit Pass - PVP
核心适用对象
进行短期技术支援、特定项目执行、设备安装调试、内部培训等任务的员工。最长期限为12个月，且通常 不允许直接在马来西亚境内续签，到期必须离境。若项目未完成需继续，需重新申请，且移民局审查会更严格。
对企业的要求
强有力的邀请方证明
必须有马来西亚的合作方、客户或关联公司出具正式的 邀请函。函件必须详细说明项目/任务的必要性、具体内容、预期时长，并 重点阐述 该外派员工所具备的专业技能在马来西亚本地不可替代。
清晰的商业关系证明
若由中国母公司直接派遣，需提供与马来西亚业务实体（接受服务方）签署的有效 服务协议/合同副本，明确其中涉及人员派遣的条款。
对员工的要求
资深经验证明
需提供官方文件（如工作证明、社保记录等），证明其在相关专业领域拥有 至少5年的全职工作经验。这些文件需经过公证及官方认可的英文/马来文翻译。
派遣信
由母公司出具的正式派遣信，清晰说明派遣目的、在马来西亚的具体工作内容、确切派遣期限、以及由何方（母公司或马方）承担其薪酬福利。
根据2025年7月1日生效的规定，在申请新的EP或专业访问准证 (PVP) 之前，公司必须先通过新的Expatriate Services Division (ESD)系统提交相关职位招聘信息到MyFutureJobs上进行公示，特别是针对月薪低于15,000令吉的职位，这一要求尤为重要。此外，公司还需获得马来西亚劳工部（JTKSM）的预先批准信。
外派员工适用的马来西亚工签类型
必备材料清单
企业端
▪︎ 公司注册证书
▪︎ 近6个月税务报表：马来西亚内陆税收局 (LHDN) 盖章
▪︎ 本地员工社保：缴纳记录至少3人
▪︎ 岗位必要性说明：需经劳工部盖章。
若为特定行业（如科技、制造），需额外提供马来西亚数字经济局 (MDEC) 或马来西亚投资、贸易及工业部 (MITI) 的批准函。
员工端
▪︎ 护照：有效期≥18个月
▪︎ 学历证明：经马来西亚学术资格鉴定机构 (MQA) 认证，非英语文件需经马来语公证）
▪︎ 无犯罪记录证明：中国外交部 + 马来西亚使馆双认证
▪︎ 体检报告：指定医院名单见 imi.gov.my，需包含HIV和肺结核检测
▪︎ 薪资证明：需与劳动合同一致
全流程拆解
企业资质预审核
通过移民局ESD系统提交企业材料，5个工作日内反馈是否符合资格（2025年新增"企业信用分"评估，若有税务逾期记录会直接拒批）。
员工信息录入
上传员工材料至系统，自动比对移民局"黑名单"（含过往签证违规记录），1-2个工作日出核验结果。
Expatriate Committee (EC) 审批
人工审核岗位合理性，重点核查"本地招聘无果"证明，此环节耗时最长，通常2-4周。
签证签发
获批后生成VDR编码，员工需凭编码到马来西亚驻华使领馆贴签；需缴纳2,000马币手续费，2025年新增线上缴费通道。
入境激活
抵马后14天内到移民局指定中心录入指纹、领取居留卡 (MyPR) ，逾期每天罚款500马币，累计超30天会影响下次续签。
马来西亚工签办理注意事项
政策碎片化
西马与东马（沙巴、砂拉越）政策独立，比如持有西马EP去沙巴工作，需额外申请州政府的"外籍劳工批准信"（需3周，且不接受线上申请）；而吉隆坡、槟城等联邦直辖区对技术岗位的定义又有细微差异，容易混淆。
材料时效性
学历认证有效期仅6个月，若员工材料准备周期过长，可能需要重新认证；银行流水需显示工资类目，若标注奖金或报销可能被认定为收入不稳定。
本地化证明
证明"本地人才不可替代"绝非易事。MyFutureJobs的职位描述和后续的招聘失败报告，必须严格遵循马来西亚标准职业分类 (MASCO) 。HR若直接翻译中文JD，或招聘广告不符合本地习惯，材料会被轻易驳回。
审批衔接风险
EC审批通过后，需在15天内完成签证贴签，否则自动失效；很多企业因没算好时间导致前序审批作废。
后续管理连锁反应
员工若中途调岗（如从技术岗转管理岗），需重新申请EP类别变更，2025年新规要求先注销原签证，期间员工需离境等待，可能造成项目断档。
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